Khi sử dụng tính năng AutoFilter, bạn sẽ gặp khó khăn khi đánh số thứ tự trong Excel. Bài viết này, tntaydu.vn sẽ đem đến một số cách đánh số thứ tự khi lọc dữ liệu trong Excel.
Bạn đang xem: Đánh số thứ tự trong excel khi lọc dữ liệu
Hạn chế của tính năng AutoFiltervới việc đánh số thứ tự trong Excel
Sử dụng AutoFilter và lọc nội dung trong cột D theo điều kiện là nhân viên ""Long"" thì thu được kết quả sau:
Nhìn vào hình ảnh kết quả trên, bạn có thể thấy dữ liệu được đánh số thứ tự trong Excel không thay đổi khi thực hiện việc lọc dữ liệu. Nếu để nguyên STT như vậy, sẽ gây khá nhiều khó khăn trong việc theo dõi và sắp xếp thông tin sau khi lọc. Cột STT ở đây đã không còn thể hiện đúng vai trò là thứ tự các dòng nội dung phát sinh như trước. Đây chính là điểm hạn chế của tính năng này.
Vậy phải làm thế nào trong tình huống này? Đểgiữ đúng bản chất của cột STT khi sử dụng AutoFilter, cũng như để đánh số thứ tự trong Excel trong trường hợp này, chúng ta sẽ áp dụng hàm SUBTOTAL trong cột số thứ tự như phần dưới bài viết này.
Hàm SUBTOTAL với tính năng đánh số thứ tự trong Excel và đặc điểm của hàm
Chức năng:Hàm SUBTOTAL là hàm có thể sử dụng cho nhiều loại công thức: cộng, trung bình, đếm… mà chỉ tính với các giá trị không bị ẩn (bởi việc Hide Row, Hide Column, Lọc bỏ bởi không phù hợp kết quả trong Filter…)
Do đó chúng ta có thể tận dụng tính năng của hàm SUBTOTALđể xây dựng công thức đánh số thứ tự trong Excel.
Công thức hàm:
Function_num: Số thể hiện thuật toán (tính tổng, đếm, tính trung bình…) (bắt buộc)ref1: Vùng tham chiếu thứ 1 (bắt buộc)ref2: Vùng tham chiếu thứ 2 (nếu có, không bắt buộc) và có thể có nhiều vùng tham chiếu hơn nữa.
Công thức đánh số thứ tự trong Excel
Nguyên tắc:Việc đánh số thứ tự trong Excel có nguyên tắc chính là đếm những dòng có nội dung. Với mỗi dòng có nội dung phát sinh thì sẽ tính là 1 đơn vị, dòng tiếp theo có chứa nội dung thì sẽ bằng số thứ tự ở dòng trước cộng thêm 1.
Khi nhắc tới hàm đếm trong Excel, chúng ta nghĩ tới hàm COUNT
Trong hàm SUBTOTAL cũng hỗ trợ việc đếm bằng cách sử dụng function_num là 3.
Xem thêm: Hộp Số Vô Cấp Là Gì ? Hộp Số Cvt Khác Gì Với At Và Mt? Hộp Số Cvt Là Gì
Vùng tham chiếu có thể chọn là vùng luôn chắc chắn có nội dung (để tránh việc trên cùng 1 dòng mà đếm ở vùng không có nội dung thì dòng đó sẽ không được tính). Ví dụ ở đây, chúng ta chọn với cột D – cột Nhân viên. Đếm bắt đầu từ dòng thứ 2 nên sẽ bắt đầu với ô D2. Khi đếm các dòng tiếp theo thì sẽ đếm cả những ô trước đó:
Số thứ tự tại dòng 2: "=COUNT(D2:D2)"Số thứ tự tại dòng 3: ""=COUNT(D2:D3)""Số thứ tự tại dòng 4: ""=COUNT(D2:D4)""Do D2 luôn xuất hiện trong công thức, nên bạn đọc cần cố định điểm D2.