logo

    No Result
    View All Result
    logo
    No Result
    View All Result
    Trang chủ phần mềm quản lý công văn bằng excel miễn phí

    Phần mềm quản lý công văn bằng excel miễn phí

    by Admin _ December 09, 2021

    Việc quản lý công văn, hợp đồng, văn bản… trong các đơn vị hành chính, các công ty là rất quan trọng. Quản lý tốt sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tránh nhầm lẫn, sai sót, đảm bảo được trình tự thực hiện công việc cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh được tốt hơn. Tuy nhiên hầu hết chúng ta không có sẵn phần mềm quản lý công việc này, mà phải tự quản lý bằng Excel. Sau đây Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách quản lý công văn, hợp đồng trên Excel. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé:


    Xem nhanh


    2. Cách thực hiện trên Excel

    1. Những công việc cần làm để quản lý công văn, hợp đồng

    Văn bản, giấy tờ, hợp đồng… gọi chung là văn bản trong doanh nghiệp, cơ quan có thể chia làm 3 loại chính:

    Công văn đến: Đối tượng từ bên ngoài gửi văn bản tới cho chúng ta để làm việcCông văn đi: Chúng ta gửi văn bản cho đối tượng bên ngoàiVăn bản nội bộ: Sử dụng trong nội bộ, các đối tượng bên trong doanh nghiệp, cơ quan

    Dựa vào đặc trưng của các loại văn bản này, cần xác định được quy trình, trình tự quản lý, bao gồm các thủ tục:

    Tiếp nhận, soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký, đóng dấu, gửi thư, bàn giao…Lưu trữ, bảo quản, sao lưu

    2. Cách thực hiện trên Excel

    Bước 1: Xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý.

    Bạn đang xem: Phần mềm quản lý công văn bằng excel miễn phí

    Việc lập sơ đồ sẽ giúp chúng ta xác định được trình tự thực hiện, thứ tự thực hiện các công việc và thời gian thực hiện. Căn cứ vào sơ đồ chúng ta sẽ biết được công việc đang xử lý tới đâu, khi nào hoàn thành, lưu trữ văn bản ở đâu.

    Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý

    Trong công việc này chúng ta làm việc với rất nhiều đối tượng:

    Bên ngoài doanh nghiệp, cơ quan: đối tượng ban hành công văn đến, đối tượng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức là đối tác ký kết hợp đồng…Bên trong doanh nghiệp, cơ quan: Các phòng ban, các nhân viên…

    Để quản lý tốt thì chúng ta cần theo dõi các đối tượng này theo danh sách để đảm bảo:

    Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi sai sót trong quá trình nhập dữ liệu trên Excel

    Danh sách có thể tổ chức trên 1 Sheet như sau:

    *
    *
    *
    *
    Lập sổ quản lý công văn đến

    Với mỗi trạng thái của Công văn đến, chúng ta sẽ có thể thiết lập trong chức năng Conditional formatting để tự động thông báo công văn nào đang xử lý, công văn nào chưa xử lý… để chúng ta có thể có kế hoạch cho những việc này.

    Xem thêm: 5+ Cách Lấy Cao Răng Bằng Baking Soda, Làm Sạch Cao Răng Bằng Baking Soda, Phomat

    Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư

    Mã văn thư hay số hợp đồng là do bộ phận quản lý văn thư, hành chính tự quy định. Tuy nhiên để thống nhất được nội dung này thì chúng ta cần xây dựng công thức tính tự động, thống nhất trong toàn bộ Sổ quản lý công văn, hợp đồng.

    Công thức thường sử dụng là:

    Các hàm khác liên quan tới định dạng, ghép nối chuỗi để có thể ra được mã theo ý muốn.

    Trên đây là những nội dung chính những công việc cần thực hện khi chúng ta muốn quản lý văn bản, hợp đồng, công văn giấy tờ trong Excel.

    Để hiểu rõ cách làm chi tiết từng bước xây dựng chương trình quản lý công văn, giấy tờ trên Excel như thế nào, các bạn có thể tìm hiểu thêm tại khóa học Hành chính nhân sự Online từ A đến Z dưới đây. Ngoài ra khóa học còn cung cấp cho bạn rất nhiều kiến thức cần thiết khác trong công việc Hành chính nhân sự. Chi tiết xem tại:

    ShareTweet Linkedin Pinterest
    Previous Post

    10 ảnh hot nhất facebook trong ngày

    Next Post

    Điểm danh 10 vị hoàng đế loạn luân của trung quốc

    CÙNG CHUYÊN MỤC

    giá vàng năm 2000 là bao nhiêu

    Giá vàng năm 2000 là bao nhiêu

    24/08/2021
    cách chuyển đổi hệ cơ số 2 sang 16

    Cách chuyển đổi hệ cơ số 2 sang 16

    08/09/2021
    cách giết người không để lại dấu vết

    Cách giết người không để lại dấu vết

    16/09/2021
    lời dẫn chương trình sinh nhật người lớn

    Lời dẫn chương trình sinh nhật người lớn

    18/10/2021
    Bật mí cách chơi Baccarat luôn thắng ít người biết

    Bật mí cách chơi Baccarat luôn thắng ít người biết

    25/06/2022
     5 điều cần lưu ý về mẫu thiết kế căn hộ studio 

     5 điều cần lưu ý về mẫu thiết kế căn hộ studio 

    17/06/2022
    Cách bố trí tủ bếp chữ L khoa học theo vị trí thiết bị

    Cách bố trí tủ bếp chữ L khoa học theo vị trí thiết bị

    10/06/2022
    Các yếu tố cần lưu ý khi xem hướng làm nhà theo tuổi

    Các yếu tố cần lưu ý khi xem hướng làm nhà theo tuổi

    09/06/2022

    Newsletter

    The most important automotive news and events of the day

    We won't spam you. Pinky swear.

    ManClub - Game bài phái mạnh VN

    Chuyên Mục

      News Post

      • Hay tỉnh giấc lúc 3h sáng

      About

      Chúng tôi tạo ra trang web nhằm mục đích mang lại kiến thức bổ ích cho cộng đồng, các bài viết được sưu tầm từ nhiều nguồn trên internet giúp mang lại kiến thức khách quan dành cho bạn

      ©2022 tntaydu.vn - Website WordPress vì mục đích cộng đồng

      No Result
      View All Result
      • Trang chủ
      • Chuyên mục
        • Lưu trữ
        • Liên hệ

        © 2022 tntaydu.vn - Website WordPress vì mục đích cộng đồng.